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电子签到如何更好地服务于会展业 会务经理 Sundy Xie

电子签到,是基于计算机技术、通信技术、身份识别技术及多媒体互动技术,是独自开发的一项凭证类的移动数据业务新产品。电子签到系统整合CRM客户关系管理系统、会前电子邀请函的自动生成、制作、发送、现场电子签到、实时同步参会嘉宾信息统计和管理,实现会务工作无纸化、高效、便捷、互动。

10年前,当为客户在会议前后施展浑身解数,以百分答卷的效果取得客户满意的时候,根本不会想到几年后一些简单的软件会代替他们繁复的工作。

5年前,当在活动现场徘徊于选择哪一种华丽背板或精美签到桌,以使客户尽享尊贵,却不会想到几年后一些电子设备会逐渐取代这些繁琐并逐渐走向主流。

市场中客户的需求,在瞬息万变的市场环境中,一些必要的元素或许已经失去了昨日的光彩,而一些新颖的元素正迎来自己的时代。

印象非常深刻,还记得我自己签了名,并且主办方后期给我邮寄了照片,非常不错。当被问及关于去年在北京金融街威斯汀酒店举办的某次产品品鉴会时,张先生高兴地说道。毫无疑问作为活动是否成功完美的指向标是客户关注的重点因素之一,然而在低碳、环保的大时代背景下,使用大量物料堆积起来的装饰(或者主视觉)已逐渐失去往日的魅力。现代服务业在信息化、科技化日趋成熟高效的情况下,已不知不觉依赖于这些高科技产品。当然,会展业也不例外。电子签到就是在这种情况下诞生的。

高效、创意、尊贵可以毫不夸张地作为多媒体签到的标签被行业内所称赞,每次活动都会从中学到很多东西。确切来说,它只是个工具,但又似乎不只是个工具。它会为你的创意在实物很难实现时帮到你;它可以随时变换风格来迎合活动主题;它会带来不一样的光影效果以增加客户参与的趣味性;更难能可贵的是它实现了无纸化低碳,很难想象我们之前为这样的活动必须打印多少张纸才能做好活动前的准备。

优秀的活动策划人员总会通过自己的PR Sense 来捕捉发挥点,在结合多媒体签到设备的同时,策划师会冠以低碳Tag来调整整场活动的物料单,在媒介的帮助下,提升整个活动的效果和社会影响力。

如果说多媒体签到仅仅只是达到一种Impressive的效果,那其他的电子签到的使用则将使会议更加高效便捷互动

截止到目前,在市场中运用到大型会议比较成熟的有条形码签到(Barcode)、磁卡签到(Magnetic Stripe Cards)、IC(智能)卡签到(Smart Cards)、RFID无线射频识别Radio-FrequencyIdentification)、二维码签到(Two-dimension Code)。更有在智能终端流行的当今,为某项大型会议专门开发的第三方应用程序(APP)给参会者带来更加全新的体验。

电子签到系统会产生一个庞大的数据库,这些数据库看似繁琐,却是企业做决策的重要依据。大数据时代,任何企业都将会重视数据分析工作。一般情况下,人们在谈到大数据这个术语时的语境往往是非常模糊,对不同的人而言,大数据所指往往不是同一种涵义。

电子签到系统所服务的大型会议产生的大数据,是否可以这样定义——对参会代表的参会数据就其区域特点、行为习惯、合作意向等数据进行高效地应用。尽管这是一个很广泛的概念,但大数据背后的含义是非常清楚的,那就是使用参会者已经生成的信息来为他们提供更好、更有针对性且更具利润价值的服务和产品。

然而电子签到在其服务的过程中也有一些弊端。

电子签到系统能够准确地记录参会者的信息,但是大型会议会有很多的不确定因素产生,系统无法人性化地处理紧急事件,即便是它能够提供处理事件的方式。例如,在参会期间,RFID无线高频通道在识别参会代表时对于没有携带RFID高频卡的将不予以进入,即便这个人也许是从会场出来时把识别卡忘记在会场内。

大型会议是一个随时会发生事件的场所,墨菲定理在这样的场合非常适用。这就需要一个具有全场把控能力的项目经理来承担,以代替设备所无法人性化去处理事件。

尽管电子签到系统在随着市场变化的同时,必须适时地改变以最佳、最适合的方式为不同的会议活动服务。但同时,会议活动的服务团队也必须与时俱进,不断学习,努力通过科技的发展来推动行业的进步。

这是最大的愿景,我们将勇敢前行。

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